Como delegar tarefas e parar de refazer tudo

Numa das demonstrações do presencial, o dono de uma empresa, ali na sala, aceita o convite para responder uma pergunta simples. Ele sabe qual é o objetivo da empresa? Sabe, sem pensar.

Ele já comunicou esse objetivo, com clareza, para quem precisa executar? Ele para um segundo antes de responder. "Na minha cabeça, sim. Mas agora eu estou vendo que não."

Se você quer saber como delegar tarefas sem essa sensação de corrigir sempre o mesmo erro, guarda essa resposta. Ela não nasce de falta de atenção. Nasce do que acontece com quase todo mundo que delega.

Eu separo o que estava embolado numa frase só. Dentro de uma empresa não existe um objetivo. Existem três, o da empresa, o do gestor e o do colaborador que vai pôr a mão na massa. E fecho com a pergunta que funciona como espelho para ele: você não sabe delegar o objetivo da empresa, ou você não sabe qual é o objetivo do colaborador?

Como delegar tarefas sem refazer tudo depois

A queixa mais comum de quem lidera muda de roupagem, mas é sempre a mesma. Pedi uma coisa simples e voltou errada. Expliquei direitinho e mesmo assim não ficou do jeito que eu esperava. Só fica bom se eu fizer.

A conclusão rápida é que falta competência em quem recebeu a tarefa. Quase nunca é isso.

Toda tarefa carrega um critério por trás, um valor que decide se o resultado está pronto. Rápido. Bonito. Barato. Original. Seguro. Numa tarefa específica, um desses critérios pesa mais que os outros para você, e na maior parte das vezes você nem fala esse critério em voz alta, porque para você ele é óbvio demais para merecer frase.

O que você guarda na cabeça não é o passo da tarefa. É o critério que decide se ela está pronta.

A instrução estava certa. O critério não estava dito.

Repare que, no exemplo do dono da empresa, a instrução nem era vaga. Ele sabia o objetivo, conseguia descrever ele com detalhe. O problema nunca esteve na frase.

O problema é que um objetivo sozinho não carrega a ordem de importância por dentro dele. "Aumentar as vendas" não diz se isso vale mais que manter o cliente antigo satisfeito, ou se compensa perder um cliente difícil para fechar outro maior. Quem ouve aquela frase preenche a lacuna com a própria hierarquia de critérios, a ordem em que cada pessoa, sem perceber, decide o que importa mais numa tarefa.

O gestor ouve "aumentar as vendas" e prioriza volume. O colaborador ouve a mesma frase e prioriza não perder quem já compra. Os dois estão certos, do próprio jeito. E o resultado ainda decepciona quem delegou, porque o critério dele era outro, e ele nunca disse qual.

Esse fenômeno vem de um exercício que eu ensino na Turma Avançada, pensado para encontrar o critério que fica por cima de todos os outros numa decisão sua. A versão de sala tem uma sequência inteira, porque serve para mudar uma crença. Aqui interessa só o que ela revela: todo comportamento tem um critério por trás, e esse critério muda de pessoa para pessoa.

Isso explica também por que comunicação sem detalhe cria o mesmo tipo de buraco, só que de outro jeito. Lá, o problema é a frase vaga, "ninguém me ajuda", que falta informação até no conteúdo. Aqui a frase pode estar cheia de detalhe sobre o que fazer, e o buraco continuar aberto, porque falta outra coisa: o que pesa mais enquanto se faz, não o que fazer.

O que você perde guardando o critério na cabeça

A conta chega de um jeito silencioso.

Você refaz o trabalho e chama isso de ser exigente. Quem entregou perde a vontade de perguntar antes de começar, porque a última vez que perguntou ouviu "usa o bom senso". E o bom senso de cada pessoa carrega a própria hierarquia, não a sua.

Existe um dado que mede o tamanho desse buraco em escala. A Gallup, que mede isso há décadas numa base internacional de funcionários, só vê a metade concordando totalmente com a frase "eu sei o que se espera de mim no trabalho". A outra metade está, agora mesmo, preenchendo esse espaço com a própria régua, não com a de quem delegou a tarefa.

Diga qual critério manda nesta tarefa

A virada não é explicar a tarefa com mais detalhe. Você já tenta isso, e segue saindo errado.

A virada é nomear o critério antes da tarefa, numa frase separada da instrução. Em vez de só "faça o relatório até quinta", algo como "faça o relatório até quinta, e hoje rapidez vale mais que formatação bonita, pode entregar sem caprichar no design". Numa semana em que o cliente é sensível a detalhe, o critério muda de lugar: "pode levar um dia mais, porque hoje acabamento vale mais que velocidade".

Isso é diferente de documentar o processo inteiro de quem já é bom numa função, que resolve escala, para quando a mesma tarefa se repete com pessoas diferentes. Aqui o alvo é menor e mais rápido de acertar: uma tarefa, um critério, dito em voz alta antes de a pessoa começar a trabalhar.

O movimento antes de entregar a próxima tarefa

Antes de passar a próxima tarefa, escreva uma frase só com o critério que manda nesta vez. Depois diga essa frase para quem vai executar, e devolva a pergunta: "e pra você, o que pesava mais aqui, antes de eu falar?"

A resposta mostra a hierarquia que a pessoa ia usar sem avisar você. Às vezes ela bate com a sua. Quando não bate, você acabou de evitar o retrabalho antes de ele existir, em vez de descobrir ele só quando a tarefa já estava pronta, e errada pelo critério que ninguém disse.

Nomeie o critério antes da tarefa

Na Turma de PNL Avançada, o bloco sobre hierarquia de critérios ensina a encontrar, dentro de você, qual valor pesa mais quando dois critérios parecem empatados numa decisão pessoal. É um exercício de autoconhecimento, pensado para destravar uma crença, não para liderar equipe. Mas o fenômeno de base atravessa qualquer delegação: alguém decide o que importa mais, e quase nunca diz isso em voz alta para quem vai executar.

Delegar tarefas bem não pede instruções mais longas. Pede contar, antes da tarefa, qual critério você já decidiu que manda desta vez.

A próxima pessoa que receber uma tarefa sua não vai adivinhar o seu critério. Vai usar o dela, até você dizer o seu primeiro.